De verwachting: aanzienlijk meer thuiswerkers
Uit gegevens van het CBS blijkt dat in 2019 39% van de werkenden thuis werkte. Dat is een aanzienlijk aantal, maar bij de meesten (24,5% van het totaal, 63% van de thuiswerkenden) was dat thuiswerken incidenteel. Een grote meerderheid van de werknemers werkte dus niet thuis. In sommige sectoren zal thuiswerken moeilijk blijven, maar op veel plaatsen waar thuiswerken geen gewoonte was, is de afgelopen maanden ervaring opgedaan. De verwachting is dat veel meer werknemers straks een deel van het werk vanuit huis zal blijven doen.
Veel bedrijven hebben om thuiswerken mogelijk te maken ad hoc oplossingen bedacht. Als deeltijd-thuiswerken de standaard wordt, is het verstandig nog eens kritisch naar die oplossingen te kijken.
Effectief samenwerken op afstand
Om effectief samen te werken op afstand moeten zowel op locatie als bij de werknemer thuis de voorzieningen en omstandigheden goed zijn. Een vergadering met hakkelend beeld of slecht geluid werkt slecht en het maakt geen verschil voor het overleg aan welke kant van het gesprek het probleem zit. Dus moet ook thuis de IT op orde zijn: een goede internetverbinding, de juiste software om op afstand samen te werken (collaboration tools als Google Meet, Microsoft Teams of Zoom) en goede videoconferencing hard- en software.
Denk ook over een goede headset en camera. Vooral de audio van een laptop schiet vaak tekort waardoor je slecht verstaanbaar bent of omgevingsgeluid de call verstoort. Zorg ook voor een plek in huis waar je ongestoord kan overleggen. Het begrip voor kinderen, partners of huisdieren die een overleg verstoren zal, als thuiswerken niet langer verplicht is maar een keuze, snel afnemen. Voor een zo realistisch mogelijk gesprek zou je ook gebruik moeten maken van een camera.
Om vanaf kantoor effectief samen te kunnen werken met thuiswerkers is het verstandig de kantooromgeving daarop in te richten. Het is niet effectief om in een open kantoortuin videogesprekken te voeren. Niet voor de collega’s die je ermee stoort, niet voor degene die overlegt omdat de omgeving afleidt. Kleine ruimtes waar je even apart kan zitten, 1-op-1 ruimtes en huddle rooms waar je even kan overleggen zijn onmisbaar. Een goed ingerichte conference room voor grotere groepen (ook handig als je afstand moet houden tot collega’s) voor overleg tussen teams op verschillende locaties of tussen een team en een klant of leverancier op afstand is een slimme investering.
Een goed ingerichte videoconferencing-ruimte
Bij een goed ingerichte videoconferencing-ruimte moet je niet alleen aan de IT-infrastructuur denken. Een goede, stabiele internetverbinding is essentieel en ook de hardware moet goed zijn: een goede camera, liefst een die overweg kan met zowel veel als weinig licht, en goede microfoons. Maar denk ook aan de akoestiek en de inrichting zodat iedereen die deelneemt aan het gesprek in beeld komt en goed verstaanbaar is. Harde vloeren en wanden zorgen voor vreemde echo’s en hol geluid. Direct zonlicht kan het beeld slecht leesbaar maken. Een goede videoconferencing-ruimte is maatwerk. Dat wil niet zeggen dat het om veel geld gaat maar zelfs een goedkope oplossing is te duur als hij niet voldoet. En een goede videovergader-oplossing verdient zichzelf snel terug. Je gaat er efficiënter door werken omdat bij overleg tussen teams op verschillende locaties je alleen nog te maken hebt met netto-vergadertijd. Gebruik je de oplossing ook voor gesprekken met leveranciers en klanten dan bespaar je nog meer reistijd en dat loopt nog verder op als je conferencing-ruimte ook gaat gebruiken voor trainingen en sollicitatiegesprekken. Belangrijk bijkomend voordeel: door het terugdringen van reiskilometers levert een videovergader-oplossing een belangrijke bijdrage aan je duurzaamheidsdoelstellingen.
Veel werknemers maakten de afgelopen maanden voor het eerst kennis met thuiswerken. De verwachting is dat een groot gedeelte ervan ook in de toekomst geregeld vanuit huis zal werken. Goede voorzieningen thuis en op kantoor maken het mogelijk, een goede videoconferencing-oplossing is daarbij onmisbaar.
Verder lezen:
Tien tips voor een productieve videovergadering 10 tips voor een productieve videovergadering
Of download de whitepaper ‘Op weg naar de ultieme videovergadering’, met een stappenplan en boordevol tips voor een optimale vergadering via beeld en geluid.