1. ‘Ik kan me niet aanmelden.’
Videovergaderen was vroeger complex. Systemen hadden hun eigen software, een eigen gebruikersinterface en hardware die geregeld zorgde voor compatibiliteitsproblemen. Die tijd is voorbij, althans, er zijn systemen waarmee gebruikers vanuit een voor hen bekende softwareomgeving een uitnodiging kunnen sturen, en zich kunnen aanmelden. Met toepassingen die naadloos aansluiten bij de gebruikerservaring die ze kennen van hun werkplek.
Wil je voorkomen dat gebruikers bij iedere vergadering aankloppen met vragen, kies dan voor zo’n videoconferencing systeem. Je bespaart er veel tijd en moeite mee.
2.’Ik krijg het niet aan de praat.’
Losse kabels, een afstandsbediening die kwijt is of niet werkt omdat de batterijen op zijn. Zelfs met fool-proof videoconferencing-apparatuur kan nog van alles fout gaan. Goed cable management voorkomt dat gebruikers kabels los kunnen koppelen. Een controller die vast zit op de tafel is gebruiksvriendelijk, raakt niet kwijt en heeft geen last van lege batterijen. Het zijn eenvoudige oplossingen waarmee je veel gehannes met apparatuur voor bent.
3. ‘Het beeld is blokkerig en het geluid hapert.’
Het doel van videovergaderen is een situatie creëren waarin het lijkt alsof iedereen in dezelfde ruimte zit. Jammer als dan het beeld ineens stilstaat of blokkerig wordt of het geluid hapert.
Dit komt voornamelijk door een slechte internetverbinding. Je kunt de beste apparatuur hebben, maar als je internet niet snel genoeg is (download én upload), zal een videovergadering gebreken vertonen. Zorg voor camera’s en beeldschermen met 4K-kwaliteit en goede microfoons maar vooral ook voor een snelle en stabiele internetverbinding.
4: ‘Het geluid is heel slecht.’
Het beeld kan dik in orde zijn, als het grote moeite kost om elkaar te verstaan, is dat ook niet erg productief. De meest gehoorde klachten: echo’s en ruis in het geluid en het verschijnsel dat je maar één iemand tegelijk hoort praten. Veel moderne kantoren vormen nogal een akoestische uitdaging door de harde vloeren en open ruimtes. Hier is ook een rol weggelegd voor facility-management met het geluidsvriendelijk inrichten van videoconferencing-ruimtes. Gelukkig zijn er ook goede microfoons met echo- en ruisonderdrukking en bij goede systemen is het geluid full-duplex, wat betekent dat alle ‘partijen’ tegelijk hoorbaar zijn. Doe vooraf onderzoek naar de juiste hardware en laat je voorlichten over de inrichting van een ruimte om suboptimaal geluid te voorkomen.
5. ‘Moet hij echt nú updaten?’
Net als iedere software-oplossing moeten videovergadersystemen up-to-date blijven om de werking en de veiligheid te garanderen. Maar geen gebruiker vindt het plezierig om te moeten wachten op updates. Voor de IT-afdeling is het controleren en updaten van videovergader-apparatuur extra werk dat ze vanzelfsprekend tot een minimum beperken. En dat geldt zeker als er meerdere ruimtes zijn op verschillende locaties. Gelukkig is er videovergader-apparatuur met software die het mogelijk maakt om op een centrale plek synchroon software-updates uit te voeren, ook als het vergaderruimtes op een andere locatie zijn. De software kan je zelfs een waarschuwing versturen als er een storing is in een ruimte. Een verstandige investering die je tijd, moeite en ergernis kan besparen.
Ontdek hoe je videoconferencing efficiënt kan inzetten in jouw organisatie, Download onze white paper.